La réussite d’un événement dépend de deux majeures parties : la partie « scientifique » qui est exclusivement du ressort de l’organisateur et de son domaine d’activité et la partie « logistique et organisation» qui peut être sous-traitée, la gestion du secrétariat en fait partie, elle consomme énormément de temps aux organisateurs sans pour autant garantir le résultat escompté et sa mise en place nécessite une certaine maîtrise de la gestion des correspondances, des dossiers et de l’organisation administrative.

Pour optimiser le management des différents intervenants (participants, orateurs, exposants, sponsors…) ainsi que les coûts d’organisation de votre manifestation, Millesima Events vous propose un ensemble de solutions de gestion logistique et technologique étudiées selon un budget adapté à vos besoins :

• La mise en place d’un « processus secrétariat » propre à votre événement
• Montage et mise en place des différents canaux de correspondances (nom de domaine, e-mails, tels, fax)
• Conception et proposition des Templates de gestion des différentes correspondances de votre événement
• Mise en place d’une méthodologie de classement propre à votre événement
• Mise en place de la gestion financière de votre événement
• Mise en place d’une structure de feed back et de reportings (financiers ou autre) réguliers

Notre Force : un secrétariat 100% en ligne, à travers nos modules de gestion d’inscription, de soumissions des résumés et de gestion des espaces d’exposition en ligne, des modules largement paramétrables et conçus pour la gestion des congrès, cet outil à fait ses preuves lors de grands événements et évolue constamment au moyen de développements internes afin de répondre au mieux à toutes vos demandes spécifiques à travers des interfaces web sécurisées et personnalisées avec les logos de votre événement :

• Module Inscription : permettant à vos participants de s’inscrire et de payer ses frais d’inscription directement en ligne.
• Module Abstracts : permettant aux participants aux travaux scientifiques de soumettre leurs résumés directement en ligne
• Module Exposition : permettant aux différents exposants de réserver leurs espaces d’expositions directement en ligne.

Le badging,

A travers son logiciel de gestion de secrétariat sur place, en récupérant une base de données, par la gestion administrative ou à travers ses modules en ligne, Millesima Events assure aussi la conception, réalisation et impression instantané des badges de l’événement et leur distribution sous plusieurs options :

• Cordons simples ou personnalisés au nom de l’événement ou le logo de l’organisateur
• Badges à plusieurs formats
• Badges cartonnés ou en PVC
• Badges avec codes couleurs pour chaque type de participant (congressiste, accompagnant, exposant…)
• Badges avec photo ou sans
• Badges avec code à barre pour les statistiques et/ou contrôle d’accès